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Marvin: Dein KI-Assistent für müheloses E-Mail-Management Deutsch

Marvin: Dein KI-Assistent für müheloses E-Mail-Management

1. Warum Marvin?

In großen Hotels und Konferenzhäusern verbringt die Conventions-Abteilung Wochenarbeitsstunden damit, eingehende Tagungs- und Meeting-Anfragen per Hand in Event-Management-Tools wie EventTemple oder Delphi einzupflegen. Diese „Monkeywork“ – das stupide Kopieren von Datum, Teilnehmerzahl, Technik- und Catering-Wünschen – ist nicht nur extrem zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Zahlendreher, falsch zugewiesene Räume oder vergessene Sonderwünsche führen zu unnötigen Rückfragen, Chaos in der Planung und verzerrten Reports.

Marvin, unser KI-gestützter Assistent, eliminiert all das: Er übernimmt das Einsammeln, Strukturieren und Einpflegen aller relevanten Daten in dein bestehendes System – und das binnen Sekunden.

2. So arbeitet Marvin im Detail

  1. Eingang der Anfragen

    • Outlook-Plugin: Per Drag & Drop wandert jede Anfrage-Mail direkt in Marvin – keine Download- oder Copy-&-Paste-Aktionen mehr nötig.

    • E-Mail-Weiterleitung: Wer kein Outlook nutzt, leitet einfach an rfp@martec.de weiter. Marvin empfängt die Mail in seinem eigenen Postfach.

  2. Automatische Analyse

    • Betreff & Text: Natural Language Processing extrahiert Datum, Uhrzeit, Teilnehmerzahl, Raumpräferenzen und erste Servicewünsche.

    • Anhangserkennung: Ob 23-seitiges PDF oder DOCX-Angebot: Marvin liest alle gängigen Formate, durchsucht Tabellen und Freitext und sammelt alle Details.

  3. Datenstrukturierung

    • Marvin wandelt die unstrukturierten Texte in einheitliche Datensätze um:

      • Eventname

      • Datum/Uhrzeit

      • Teilnehmeranzahl

      • Raum(s)

      • Catering- & Technikoptionen (Basis)

    • Alle Felder werden validiert, damit keine Zahlendreher oder falsche Formate ins System gelangen.

  4. Booking-Anlage

    • Auf Knopfdruck legt Marvin ein neues Event im Ziel-System an (z. B. EventTemple).

    • Alle Basisdaten sind sofort verfügbar – Rückfragen entfallen.

3. Greifbare Vorteile für dein Hotel

  • 80 % Zeitersparnis: Mitarbeiter gewinnen wertvolle Stunden zurück, die sie in Beratung und Upselling stecken können.

  • Zero Errors: Automatisierte Datenvalidierung verhindert Vertipper und vergessene Angaben.

  • Lückenlose Reports: Jede Anfrage wird angelegt – auch wenn sie nicht zum Angebot führt. So erhältst du realistische Conversion-Raten.

  • Skalierbarkeit: Ob 5 oder 500 Anfragen pro Woche – Marvin bleibt performant und zuverlässig.

  • Zukunftssicher: Bald automatisch inklusive: Erkennung und Anlage aller Zusatz-Services (Catering, Technik, Rahmenprogramm).

4. Live in nur drei Schritten

  1. Plugin installieren
    Lade unser leichtgewichtiges Outlook-Add-In herunter und melde dich mit deinem Hotel-Account an.

  2. E-Mail übertragen
    Ziehe einfach reinkommende Anfragen via Drag & Drop oder leite sie weiter an rfp@martec.de.

  3. Ergebnis prüfen
    Marvin legt das Booking sofort an. Schau kurz drüber, ergänze bei Bedarf freie Felder – fertig!

5. Ein kurzes Praxis-Szenario

Stell dir vor: Ein Tagungsplaner schickt eine Anfrage für 120 Personen, mit Plenum, zwei Break-out-Rooms und Kaffeepausen. Früher: Mindestens 15 Minuten Tipparbeit, Rückfragen zur Raumkonfiguration, manuelles Anlegen der Services. Heute: Mit Marvin 30 Sekunden: Mail per Drag & Drop, Marvin analysiert Text & PDF-Anhang, zieht Plenum & Room-Requests aus dem Seitenkonzept, legt Event-Datensatz an, inklusive erster Catering-Vorauswahl. Du prüfst kurz – und verschickst dein Angebot.

6. Wohin geht die Reise? Roadmap & Ausblick

  • Vollständige Service-Automatisierung: Bald erkennt Marvin alle Zusatzleistungen (Beamer, Flipcharts, Menülisten) und legt sie direkt im System an.

  • Bidirektionale Schnittstellen: Rückmeldungen aus dem Event-Tool (z. B. Status „Angebot angenommen“) fließen zurück in unser Dashboard.

  • KI-gestützte Upselling-Prompts: Mit Hilfe von Machine Learning schlägt Marvin deinem Team passende Zusatzservices vor, basierend auf ähnlichen Events in der Vergangenheit.

7. Dein nächster Schritt

Gib Monkeywork keine Chance – steig jetzt auf Marvin um und entlaste deine Conventions-Abteilung!

Mit Marvin holst du dir ein schlankes, zuverlässiges Tool an Bord, das dein Team entlastet, die Genauigkeit steigert und dir volle Kontrolle über alle Meeting-Anfragen gibt – rund um die Uhr und ohne Ausnahme. Probier’s aus!


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